말레이시아과학대학교 전략적인적자원관리 박사과정 홍성아

들어가면서

신종 코로나바이러스 감염증(코로나19) 확산세가 꺾이면서 기업 해외 출장이 회복 조짐을 보이고 있다. 기업 출장 전문 여행사인 아메리칸 익스프레스 글로벌 비즈니스 트래블에 따르면 기업 출장 예약률은 코로나19 이전 수준의 61%까지 회복된 것으로 나타난다. 국내 기업들 역시 그동안 금지했던 해외 출장을 재개하고 있다. 올해 4월 삼성전자는 기존에 자제 지침을 내렸던 국내외 출장을 허용했고, 현대·기아차도 해외 출장을 본격화했다. 하지만 코로나19 이후 비대면 방식으로 대부분의 업무를 처리할 수 있어 해외 출장 효용성에 대한 의문도 제기되고 있다. 또한 전 세계적으로 항공기의 탄소를 줄이려는 움직임과 함께 출장이 예산낭비라는 지적도 이어지고 있다. 이러한 현상은 오늘날 국내 기업이 해외 출장을 지원하려면 그만큼의 의미와 가시적인 성과가 보장되어야 한다는 의미이기도 하다.

단기 해외 파견과 단기 해외 출장, 어떻게 다를까?

단기간 국내 근무지를 떠나 해외에 부임하는 인력은 크게 단기 해외 파견근로자(Short-Term Assignee, STA), 해외통근자(International commuter), 해외출장자(International Business Traveler, IBT)로 구분된다.

단기 해외 파견근로자란 기업의 특정 목적을 수행하기 위해 1년 이하의 기간 동안 해외에 파견되는 인력을 의미한다. 기업은 현지 지사 근무자가 업무를 수행하기 어렵거나 국내 사업장에서 비대면으로 업무를 처리하는 것이 적합하지 않다고 판단하는 경우 이들을 해외로 파견한다(Meyskens et al., 2009). 통상 단기 해외 파견근로자는 해외 생산법인, 공장 등에서 프로젝트 종료 시까지 업무를 수행한다(Collings et al., 2015).

해외통근자는 일정 국가에 거주하면서 다른 국가로 출퇴근하는 인력을 의미한다. 이들은 모국에 거주하면서 해외로 출퇴근하는 경우와 모국이 아닌 국가에 거주하면서 국경을 넘나들며 출퇴근하는 경우로 구분된다. 상대적으로 주거비, 생활비 등의 물가가 낮은 국가에 거주하면서 급여가 높은 국가에 출퇴근한다. 해외통근자는 일반적으로 국경을 맞대고 있는 유럽연합, 말레이시아와 싱가포르 등 동남아시아 등지에서 많이 볼 수 있다.

해외출장자는 특정 업무를 수행하기 위해 해외에 부임한 뒤 업무를 마치면 다시 국내로 복귀하는 이들을 의미한다. 단기 해외 파견근로자와 달리 짧은 기간 동안 해외에서 업무를 끝내고 근무지로 복귀하기 때문에 노동허가증, 장기 거주용 주거지 등을 필요로 하지 않는다. 비정기적으로 해외각지를 이동한다는 점에서는 정기적으로 일정 국가로 출퇴근하는 해외통근자와 구분된다. 해외출장의 주요 목적은 단순한 업무 협의부터 신규 시장 개척 등으로 기업의 목적에 따라 다양하다. 이 가운데 해외출장의 중요한 역할은 교류차원에서의 협력 관계 구축이다. 같은 공간에서 직접 대면하여 일하는 것은 상호작용, 생산성, 관계 유지에 긍정적인 역할을 하기 때문이다(Beaverstorck et al., 2010).

<해외출장의 주요 목적>

[자료: International business travel: some explorations]

해외출장자 지원 필요성

이처럼 해외출장자는 기업의 해외 경영에 있어 필수적인 인력이지만, 국내 기업 중에 이를 기획하고 지원하는 부서를 별도로 운영하는 경우는 많지 않다. 그러다 보니 선발부터 업무 범위, 복지·안전 확보 등 출장에 필요한 기본적인 규정이 미비해 출장자가 어려움을 호소하는 경우가 발생하고 있다. 기업 경영에 있어 해외 출장이 반드시 필요한 부분이기에 전문적이고 포괄적인 지원이 필요하다. 해외출장자를 파견할 때 고려해야 하는 사항을 살펴보면 다음과 같다.

첫째, 해외출장자 선발 기준을 마련해야 한다. 해외출장자는 공항과 비행기에서의 장시간 대기, 가족과 떨어져야 하는 스트레스, 낯선 지역에 대한 두려움 등으로 업무상 질병이 발생하기 쉽다(Gustafson, 2014). 따라서 잦은 여행을 요하는 해외출장자는 지속성, 회복력, 자기절제력, 신체적 건강함 등을 기준으로 선발되어야 한다(Dameml and Mayrhofer, 2010). 또한 기존 연구는 문화지능(Cultural Intelligence·문화를 수용하고 활용하는 능력)이 높을수록 해외 업무 성과에 긍정적인 영향을 미친다는 결과를 발표했다. 따라서 단순한 업무능력만이 아닌 신체능력, 현지문화 수용 능력 등 다양한 요소를 고려해 해외출장자 선발 기준을 마련하는 것이 필요하다.

둘째, 해외출장지의 문화적 특성 등 출장 시 알아두어야 할 정보를 사전에 제공한다. 출장자는 타문화권 구성원들과 교류하며 해외에 단기 체류해야 한다는 점에서 현지 시장에 관한 정보만이 아니라 교통·숙박·통신 등 일상생활에 필요한 지식이 필요하다. 출장지에 대한 명확한 정보는 해외출장자의 업무 만족도와 연결되기 때문에 성공적인 출장을 위한 핵심요인으로 볼 수 있다(Beaverstock et al 2010). 이를 위해서 기업은 현지 업무 및 문화에 도움을 줄 수 있는 정보를 출장 전에 제공해야 한다. 일부 기업은 해외출장자에게 적합한 문화 교육 프로그램을 개발하거나 일정 국가의 지역 전문가를 양성한다. 기업 내부의 역량이 부족한 경우에는 주관 부서인 인사 부서만이 아니라 유관 부서가 서로 협력하는 것이 필요하다. 기업의 해외 출장 규모가 작은 경우에는 외부 전문가의 지원을 받아 출장자가 타국에서 역할과 의무를 수행하는데 도움을 주어야 한다.

셋째, 외부 전문가와 유기적으로 협력해 해외출장에 필요한 기본적인 지원을 제공하는 것이 필요하다. 출장의 성격과 목적에 따라 외부 전문가와 통역, 해외 코디네이터 등의 업무 협약을 맺어 출장자가 현지에서 최대의 성과를 낼 수 있도록 지원해야만 한다. 그러나 외부 전문가와 협력하는 경우에는 업무영역 구분을 명확히 기재하는 것이 중요하다. 예를 들어 통역은 관광통역, 회의통역, 수행통역 등 그 종류가 다양하며, 해외 코디네이터도 출장의 성격에 따라 현장 사업관리, 바이어 발굴, 수출 컨설팅, 현지 업무대행 등으로 구분된다. 그러나 외부 전문가와 기존에 협의하지 않은 관광 안내, 운전 등의 업무를 요청하거나, 출장의 목적과 별개의 업무를 위탁하는 사례가 발생한다. 이는 출장 특성상 공식 업무와 여행을 병행하는 경우가 많고 근무 장소가 아닌 외부에서 업무를 하기 때문에 예기치 못한 사건이 일어날 수 있기 때문이다. 이러한 경우를 대비해 사전에 구체적인 업무 내용과 일정을 외부 전문가와 공유하고, 추가 업무를 요청한 경우 이에 대한 보상을 지급하는 것이 중요하다.

이외에도 현지 외부 전문가를 고용하는 경우 환율 적용 여부와 시점 등에 따라 외부 전문가와 기존에 협의한 조건과 다른 금액을 지급하는 경우도 발생한다. 특히 한국인 외부 전문가를 고용하는 경우 외화로 지급 계약을 맺지만 수수료 등의 문제로 해외 송금을 거절하거나 세금 신고를 이유로 국내 계좌 지급을 요청하는 경우도 발생하고 있다. 이러한 점을 고려해 출장지 현지법인에서 인건비를 부담하게 하거나, 본사 차원에서 보다 적극적으로 인건비를 관리하는 것이 필요하다. 무엇보다도 사전에 외부 전문가와의 충분한 소통을 통해 구체적인 업무 일정, 인건비 지급 세부사항 등을 공유하는 것이 중요하다.

나가면서

코로나19 이후 해외 출장이 회복세를 보이고 있지만 일부 국가에서는 여전히 택시 내 마스크 착용 등 제약이 지속되고 있고 심리적으로 해외 근무가 안전하지 않다는 인식도 상존하고 있다. 또한 비대면 방식으로 대부분의 업무를 처리할 수 있게 되면서 상대적으로 비용이 많이 드는 해외 출장 대신 비대면 업무 처리를 꾀하는 기업들이 늘고 있다. 그럼에도 불구하고 여전히 해외출장자가 필요한 업무 영역이 남아 있다. 해외 출장과 그에 따른 성과를 추구하기 위해서는 출장 계획과 출장 기간 중 업무, 외부 전문가와의 협업 등 출장과 관련된 모든 제반 업무를 종합적으로 지원하는 것이 필요하다. 해외 출장을 단순히 출장 인력의 개인 책임으로만 돌려서는 효율적인 업무 처리가 어려울 것이다. 따라서 국내 기업은 해외 출장을 기업 경영에 있어 반드시 필요한 절차로 보고, 해외출장자들이 최대한 성과를 낼 수 있도록 포괄적인 지원을 제공해야만 할 것이다.

자료: 아메리칸 익스프레스 글로벌 비즈니스 트래블, The International Journal of Human Resource Management, Research handbook of expatriates, Human Geography, Mobilities