주식회사는 주주가 “소유”하고 이사가 “경영”합니다. 그래서 주주들은 이사 지위를 겸하는 경우가 아니라면 주식회사의 경영 상황에 대해 충분히 알지 못하는 경우가 빈번하고, 중요 의사결정에 있어서 실질적으로 배제되기도 합니다. 이에 상법에서는 주식회사의 소유자인 주주들의 회사에 대한 통제, 의사결정 수단인 주주총회와 관련하여 엄격한 절차를 준수하도록 요구하고 있는데, 동시에 소규모회사에 대해서는 특례를 두어 상대적으로 간이한 절차로 주주총회를 개최하고 진행할 수 있도록 정하고 있습니다.

본편에서는 정기 주주총회 시즌인 3월을 맞이하여 “어떤 절차로 정기 주주총회를 소집하고 진행해야 하는지”에 대해 다뤄보겠습니다.

1. 정기 주주총회는 언제 개최해야 할까

상법에서는 “반드시 결산기 종료일(보통 정관을 통해 12월 31일로 규정)로부터 3개월 이내에” 정기 주주총회를 개최하도록 강제하고 있지는 않고, 정기 주주총회를 “매년 1회 일정한 시기에” 개최하도록만 규정하고 있습니다(상법 제365조 제1항). 다만, 법인세 신고 및 납부 기한이 결산기 종료일부터 3개월인 점(법인세법 제60조) 등 불가피한 실무상 이유가 고려되어, 대부분 회사들은 정관을 통해서 “결산기 종료일부터 3개월 이내에” 정기 주주총회를 개최한다고 정하고 있습니다.

앞서 말씀드린 대로 주식회사는 대부분 특별한 사정이 없다면 12월 31일에 결산하므로, 이듬해 2월 내지 3월에 정기 주주총회를 개최합니다. 그리고 정확한 개최 시점은 주식회사의 이사회에서(자본금 10억 미만의 상법상 소규모 회사로서 이사회가 구성되어 있지 않다면 대표이사가) 정하게 됩니다(상법 제362조, 제383조).

2. 정기 주주총회 소집은 누가 결정하고 소집통지는 언제 해야할까

정기 주주총회를 비롯한 주주총회의 소집 결정은 이사회에서(자본금 10억 미만의 상법상 소규모 회사로서 이사회가 구성되어 있지 않다면 대표이사가), 그리고 소집 집행은 대표이사가 담당합니다(상법 제362조, 제383조).

주식회사는 원칙적으로 주주총회일로부터 2주 전에 일정, 소집지, 결의 의안 등 회의의 목적사항을 내용으로 포함하고 있는 “주주총회 소집통지서”를 주주명부상 주주들에게 발송하는 방법으로 소집통지를 진행해야 합니다. 다만, 자본금 10억 미만의 소규모회사는 주주총회일 10일 전에 통지할 수 있으며, 나아가 주주들 전원의 동의가 있다면 소집통지 절차를 전면 생략하여도 무방합니다(상법 제363조).

3. 정기 주주총회 소집통지는 누구에게 해야할까

정기 주주총회는 직전 결산기 재무제표 승인 안건이 필수적으로 포함되는 등, 직전 결산기에 관한 보고와 승인 등이 이뤄지는 자리입니다. 그래서 통상 정관을 통해 직전 결산기 말일(작년도 12월 31일)을 “기준일”로 설정하여 해당일 주주명부에 기재되어 있는 주주들이 이듬해 정기 주주총회에 출석하여 권리를 행사하도록 규정합니다.

따라서, 정관 내 주주명부의 폐쇄, 정지, 기준일에 관한 규정에서 위와 같이 정기 주주총회에서 권리를 행사할 주주에 관하여 정하고 있다면, 그에 따라 직전 결산기 말일(작년도 12월 31일) 기준 주주명부 기재 주주들에게 소집통지를 진행해야 하겠습니다.

4. 이메일로 소집통지를 진행해도 될까

주주총회 소집통지는 서면으로 하는 것이 원칙이며(상법 제363조), 구체적인 방법에 제한은 없어서 등기우편으로 보내도 되고, 퀵서비스나 인편으로 보내는 것도 가능합니다. 다만, 서면 통지의 번거로움을 고려하여 상법에서는 주주의 동의를 조건으로 “전자문서”로도 통지할 수 있도록 하고 있습니다(상법 제363조). 전자문서를 통한 주주총회 소집통지에 대한 주주의 동의 방법 역시 따로 제한이 없기 때문에, 서면으로 주주의 동의를 받아 두는 것이 가장 좋지만 여의치 않다면 이메일이나 카카오톡 등 메시지, 유선연락 등을 통해 동의를 받아도 무방합니다. 다만, 동의를 받았다는 입증이 가능해야 하겠습니다.

이때 “전자문서”라는 것은 구체적으로 무엇일까요? 전자문서 및 전자거래 기본법에서는 “전자문서”를 정보처리시스템에 의하여 전자적 형태로 작성ㆍ변환되거나 송신ㆍ수신 또는 저장된 정보로 정의하고 있는데(전자문서 및 전자거래 기본법 제2조 제1호), 우리가 업무적으로 사용하는 이메일이 대표적인 전자문서입니다. 나아가, 법무부에서는 문자나 카카오톡 메시지 역시 전자문서에 해당한다고 해석하고 있습니다.

5. 전면적인 온라인/비대면 주주총회로 진행해도 될까

코로나 확산으로 여러 회사들이 실제 온라인/비대면 방식으로 주주총회를 진행하기도 하였고 상법 등 관계 법령 해석에 따라 가능하다는 견해도 있지만, 상법에서는 총회는 정관에 다른 정함이 없으면 본점소재지 또는 이에 인접한 지에 소집하여야 한다고 규정하고 있고(상법 제364조), 법무부도 “전자 주주총회” 도입을 위한 입법을 추진하고 있는 점 등에 비추어 볼 때, 주주총회는 전면적인 온라인/비대면 방식으로는 진행할 수 없다는 것이 중론입니다.

다만, 상법 제368조의3에 근거한 서면에 의한 의결권 행사 제도, 상법 제368조의4에 근거한 전자적 방법에 의한 의결권 행사 제도(후자는 요건이 매우 까다롭습니다)를 활용하여, 일종의 절충안으로서 주주가 서면 또는 전자적 방법에 의해 의결권을 행사하도록 하면서 오프라인으로 진행되는 주주총회를 온라인/비대면 방식으로 참관하도록 하는 것은 가능하겠습니다.

6. 총주주서면결의 활용

자본금 10억 미만의 상법상 소규모회사는 “총주주서면결의”로 주주총회 결의를 갈음할 수 있습니다(상법 제363조 제4항). 모든 주주들의 동의가 있고 이를 입증할 수 있는 서면에 의한 결의가 가능하다면, 주주들이 모이는 총회의 형식조차도 갖추지 않아도 무방하다는 것입니다. 특히, 정기 주주총회에서 결의할 의안에 대해 주주 전원이 만장일치로 찬성 의결을 할 예정이라면, “총주주서면결의”로 정기 주주총회를 진행하는 것이 효율적입니다.

물론, 주주 전원의 절차 간소화에 대한 동의 및 의안에 대한 의견 일치가 어려운 경우에는, 원칙으로 돌아가 “주주총회 소집통지, 총회 진행, 의사록 작성”이라는 정석적인 방법으로 정기 주주총회를 진행해야 하겠습니다.

최앤리 법률사무소 이동명 변호사